Autor: Barbara Gregorczyk, Brokerka Innowacji CPATT

Instytut Gallupa zbadał, iż w czerwcu 2022 roku w USA 8 na 10 osób pracowało w formie zdalnej lub hybrydowej, natomiast tylko 2 całkowicie stacjonarnie. Z ankiety przeprowadzonej latem 2022 roku przez FlexJobs wynika, że 65% osób pracujących w USA preferuje pracę całkowicie zdalną, a 32% w formie hybrydowej, co daje nam w sumie 97%. Oznacza to, że prawie wszyscy Amerykanie chcieliby pracować w pewnym zakresie poza biurem. Trend ten raczkował już od pierwszej dekady XXI. wieku, jednak dopiero pandemia 2020 roku spowodowała, że stał się rozwiązaniem stosowanym na szeroką skalę w wielu państwach świata. Jak pokazały badania, mimo pewnych wad, praca zdalna okazała się bardziej efektywna i z czasem, w wyniku ewolucji, doprowadziła do powstania jej bardziej elastycznej odmiany – pracy asynchronicznej i wszystkich związanych z nią nowych aspektów organizacji pracy.

NARZĘDZIA WSPIERAJĄCE

Jej popularność zależy w dużej mierze od branży. Największą skutecznością odznacza się w sektorze IT. Jest wiele firm, takich jak Buffer, GitLab czy Doist, które funkcjonują w 100% zdalnie i w większości również asynchronicznie. Praca asynchroniczna, w stosunku do pracy zdalnej, posiada jeden dodatkowy ważny aspekt – komunikację odbywającą się w różnym czasie.

Jeśli objąłeś lub objęłaś właśnie stanowisko w organizacji funkcjonującej w trybie asynchronicznym, nie oczekuj, że twoi koledzy i koleżanki z biura niezwłocznie odpowiedzą na Twoje wiadomości. Bardzo możliwe, że stanie się to w dowolnym czasie w ciągu 24h. Do dyspozycji dostaniesz szereg narzędzi usprawniających codzienne działania. Zapomnij o pisaniu maili do członków twojego zespołu, tę formę komunikacji zachowaj dla klientów i innych interesariuszy zewnętrznych. Od teraz o problemach ze zleceniem napiszesz do Piotrka na Slack’u lub Discordzie, a śmieszną anegdotkę o kliencie nagrasz i prześlesz Gosi na TeamSpeak. Postępy w realizacji projektów zweryfikujesz lub zasygnalizujesz w Trello, Asanie, JIRA czy GitHub’ie. Na Doodle’u uzgodnicie wspólnie termin spotkania zespołowego – oczywiście online, na Zoom’ie lub Teams’ie. Marek udostępni swój ekran i przedstawi za pomocą Miro lub Pitch’a, jak jego zdaniem powinien wyglądać proces reklamacyjny w waszej firmie. Aneta będzie wszystko notować na Notion lub w Google Doc’s, tak aby reszta zespołu mogła w czasie rzeczywistym zapoznawać się z treścią, a także ją edytować. Prezentacja Marka oraz notatki Anety zostaną zapisane na dysku Google lub w aplikacji Confluence, tak aby wszyscy pracownicy mieli do nich dostęp w każdym momencie i w każdym miejscu na świecie. Osobom niezaznajomionym ze światem aplikacji wspierających pracę zdecentralizowaną z pewnością już zakręciło się w głowie. Rzeczywiście jest tego sporo, o wiele więcej niż tu zaprezentowano, ale to dobrze. Jednym z warunków powodzenia trybu pracy asynchronicznej jest bowiem korzystanie z tych narzędzi, które zespół uzna za najbardziej efektywne. Jest więc w czym wybierać.

POŻĄDANE CECHY PRACOWNIKÓW

Na wybór i skuteczność tego rodzaju pracy wpływ ma nie tylko specyfika danej branży, ale także zatrudnieni pracownicy. Trzeba w tym miejscu dodać, że jeśli organizacja decyduje się na pracę zdalną czy asynchroniczną, to warunkiem koniecznym jest, aby wszyscy jej członkowie, bez wyjątku, dostosowali się finalnie do panujących zasad. Jeśli budujesz firmę od podstaw, to musisz dobrze wiedzieć jakie cechy powinni posiadać twoi przyszli  podwładni. Doskonały kandydat to taki, który:

• ma doświadczenie na podobnym stanowisku, więc będzie mógł się szybko usamodzielnić;
• jest nastawiony na działanie -> zawsze zorganizuje sobie pracę, nawet jak nie dostanie listy zadań;
• potrafi ustalać priorytety -> wie na czym się skoncentrować, a co może zignorować lub odłożyć na później;
• potrafi świetnie się komunikować -> ponieważ większość komunikacji odbywa się w formie tekstowej, osoba ta musi pisać zrozumiale i zwięźle, a zarazem wykazywać się taktem. W komunikacji pisemnej można łatwo zostać niewłaściwie odebranym;  
• pasuje do zespołu nie tylko kompetencyjnie, ale i kulturowo. Warto to sprawdzić w okresie próbnym, np. przydzielając mu dwie osoby z zespołu do towarzyszenia w procesie onboardingu.

NOWA RZECZYWISTOŚĆ – NOWE ZASADY

Poza nowoczesnymi narzędziami wspierającymi oraz pożądanymi cechami członków zespołu, praca asynchroniczna to również nowe realia w wielu innych obszarach, tj.:

• OGRANICZENIE LICZBY SPOTKAŃ DO MINIMUM – mniej czasu spędzonego na spotkaniach to więcej czasu na pracę. Jak informuje Bloomberg, szef Shopify polecił swoim pracownikom rezygnację z dużych spotkań zespołowych. Jeśli chcesz przekazać coś kolegom z pracy, napisz im to. Niezbędne spotkania zapowiadaj z wyprzedzeniem, prześlij agendę i poinformuj o tym, co należy na nie przygotować. Zapraszaj tylko potrzebne osoby, wyznacz kogoś do robienia notatek i sprawnie moderuj przebieg rozmowy;
• KOMUNIKACJA EFEKTÓW PRACY I DZIELENIE SIĘ WIEDZĄ – kiedy na co dzień nie widzisz się z innymi w biurze, takie sprawy mogą łatwo zostać pominięte. Dobrze jest wyznaczyć jakiś czas (raz na tydzień lub dwa) na spotkanie, podczas którego każdy krótko opowie o tym, czego udało mu się dokonać, z jakimi problemami się mierzy i czego ostatnio się nauczył. Te doświadczenia mogą być cenne dla pozostałych członków zespołu;
• RELACJE W ZESPOLE – utrzymywanie prawidłowych relacji między osobami kontaktującymi się ze sobą na odległość jest bardzo trudne i wymaga dodatkowych wysiłków. Należy znaleźć sposób, aby członkowie zespołu mieli przestrzeń na luźne rozmowy, komunikowanie swojego nastroju, a od czasu do czasu spotykali się osobiście;
• ZAUFANIE – w pracy asynchronicznej potrzeba go o wiele więcej, niż w przypadku jej tradycyjnej formy. Lider musi zaufać, że jego zespół pracuje, nawet jeśli on tego nie widzi, przy czym mikromanagement jest tutaj niewskazany. Zamiast sprawdzać i kontrolować na każdym kroku, lepiej dać ludziom przestrzeń do decydowania, działania i popełniania błędów, a oceniać rezultat końcowy. Także pracownicy powinni ufać sobie nawzajem. Jest to absolutna podstawa efektywnej realizacji jakichkolwiek celów zespołowych. Jeśli ufam swojemu koledze z zespołu, to znaczy, że wierzę, że ma odpowiednie kompetencje niezbędne do wykonania zleconych mu zadań i w ramach organizacji działa zawsze z myślą o wspólnych celach. Nie boję się także powiedzieć mu o swoich problemach, czy popełnionych błędach;         

WIĘKSZY KOMFORT DLA INTROWERTYKÓW    

Praca zdalna, a w szczególności praca asynchroniczna mają wiele zalet. Zwiększona wydajność, poczucie sprawczości i elastyczność to tylko kilka z nich. Forma pracy poza biurem jest również bardziej komfortowa dla osób o usposobieniu introwertycznym, a trzeba wiedzieć, że takich osób jest w dzisiejszym społeczeństwie bardzo wiele (około 40% ludzi definiuje się jako introwertycy, a 77% wpisuje się w spektrum pomiędzy introwersją a ekstrawersją). Do słabych stron tego rozwiązania zaliczymy częstsze nieporozumienia komunikacyjne i trudności z zarządzaniem zespołem.

JAK ZACZĄĆ?

Jak wszystkie wielkie zmiany, należy zacząć od rozmów z członkami zespołu i sprawdzić czy pomysł znajduje szersze zrozumienie. Prekursorem zmian powinien być zawsze przedstawiciel najwyższego szczebla w organizacji. Odradza się nagłą zmianę reguł funkcjonowania z dnia na dzień. Aby dać ludziom czas na zaadaptowanie się do nowej rzeczywistości, warto zastosować strategię małych kroków czy nawet przeprowadzić pilotaż w jednym zespole. Praca asynchroniczna nie sprawdzi się w każdym miejscu, ale wiele organizacji, które ją stosują, chętnie publicznie dzieli się pozytywnymi doświadczeniami.   

Źródła:

https://www.gallup.com/workplace/397751/returning-office-current-preferred-future-state-remote-work.aspx

https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/asynchronous/

https://www.yac.com/blog/asynchronous-communication

https://www.forbes.com/sites/lucianapaulise/2022/12/08/the-2022-status-of-remote-work-and-top-future-predictions/?sh=5b0f0dfd1310

https://www.flexjobs.com/blog/post/work-life-balance-or-better-pay-two-thirds-choose-balance

https://www.bloomberg.com/news/articles/2023-01-03/shopify-ceo-tobi-lutke-tells-employees-to-just-say-no-to-meetings